Jaký čas použít pro hodinovou sazbu stroje?

Inspirativních dotazů přímo z praxe se letos v mém mailu objevuje docela hodně. Jsem rád, že tomu tak je. Toto je jeden z nich:  

 

(Otázka:) Chystáme se změnit systémové nastavení vykazování výrobního času. A uvažujeme nad tím, zda do skutečného výrobního času máme zaznamenávat také čas prostojů, anebo jen čistý výrobní čas bez prostojů. Momentálně se při každé výrobní objednávce celkový výrobní čas (včetně prostojů) násobí sazbou na hodinu. Co myslíte, co je korektnější při výpočtu vyrobních nákladů na zakázku?

 

Pro úplnost: použití hodinových sazeb se týká režijních nákladů souvisejících s provozem stroje. Může přitom jít také o přeúčtované náklady pomocných středisek jako je údržba nebo správa budov. Plánovaný objem takového balíku nákladů "okolo stroje" na určité období vydělíte počtem hodin jeho využití ve stejném období. Každá jednotlivá výrobní zakázka (nebo objednávka, použiji-li terminologii z dotazu) pak dostane nákladovou zátěž podle toho, kolik hodin využití stroje dle technologických dat potřebuje.

Podotýkám, že využití časových sazeb je metoda tradiční, a přitom nese všechny znaky moderní procesní kalkulace, tedy stanovení "nákladů na činnosti" (Activity Based Costing). Nesmíte ovšem pro účely stanovení sazby dělit jen skutečně očekávaným využitím, což je bohužel převládající a chybný postup (viz jeden z předcházejících příspěvků na téma "bludný kruh"). Správné řešení je použít optimální využití a náklady připadající na hodiny plánovaného nevyužití (například při nedostatku zakázek) přeúčtovat někam do obecné (správní) režie podniku.

 

Odpověď na uvedenou otázku není ovšem jednoznačná. Pravda je totiž někde uprostřed. Kdyby bylo možné, měl bych sazby dvě a výsledná sazba by byla jejich součtem:

(a) první sazba se odvodí z fixních nákladů (např. poměrná část nákladů haly včetně světla, tepla, klimatizace, úklidu, ostrahy, pojištění atd., neúkolová část mezd, pravděpodobně i odpisy) a počítá se na výrobní čas zahrnující celou dobu, kdy je stroj blokován - tj. nemůže být jinak využit - pro příslušnou zakázku,

(b) druhá sazba se odvodí z variáblů (energie pro stroje, pokud není jednicová, náklady na opravy, pomocný materiál, část mzdy podle vykonané práce....atd.) a počítá se pouze na čas chodu stroje (Pro úplnost: i takových časů může být někdy více: čas, kdy se točí motor pro energii, čas, kdy je vyžadována obsluha pro variabilní mzdy apod.. Podobné, víceméně drobné rozdíly zde neřešíme).
 

Takový přístup je bezchybný, vyžaduje však mít k dispozici pro každou realizovanou zakázku (alespoň na úrovni technologického postupu) oba časy, resp. čas chodu stroje a k tomu také k výrobě nutné prostoje, tedy například přípravné časy, časy přenastavování, časy odležení nebo vychladnutí přímo na stroji apod. (hovoří-li autor dotazu o "prostoji", zjevně nemá na mysli prostoje, nesouvisející přímo s konkrétní zakázkou nebo požadavkem zákazníka, například čekání na nedodaný materiál, výpadky dodávek energie apod.).

Pokud nemůžete evidovat oba údaje ke každé výrobní zakázce, pak si budete muset vybrat: buď zanedbáme, že při více "prostojích" bude kalkulace nadceněná o nepatřičné variábly (když vezmeme čas včetně "prostojů" a jedinou sazbu, která bude součtem dílčích sazeb a) i b)), nebo naopak, bude kalkulace nespravedlivá k zakázkám s menším sklonem k "prostojům" (když vezeme pouze čas chodu strojů a jedinou součtovou sazbu, fixy za prostoje napočítáme průměrně do každé hodiny chodu stroje - hraje-li například podstatnou roli počáteční nastavení a seřízení stroje, pak budou málo zvýhodňovány velké zakázky).

Hledání "méně špatného" řešení tedy vede k analýze, která z nepřesností bude mít ve výsledku menší dopad: tedy především kolik máte v balíku režií, používaném k výpočtu, nákladů fixních a kolik variabilních. Převládající fixy budou argumentem pro použití času včetně "prostojů", převládající variábly naopak. Svou roli také sehraje míra rozdílnosti zakázek které kalkulujete (nejsou-li z pohledu zapojení  konkrétního stroje příliš rozdílné v relativním výskytu "prostojů", průměrování při použití čistého času chodu stroje nevadí). Rozhodnutí tak může být pro každý stroj nebo skupinu strojů odlišné.